Qu'est-ce que PCR ?
Service logiciel de reporting infra-annuel, automatique et paramétrable, accessible sous internet sécurisé. ProtonClassicReporting (PCR) s'inscrit dans le domaine de l'aide logicielle à la décision de gestion aux cotés de ProtonClassicAuditeur (PCA), spécialisé dans l'audit sur mesure et de ProtonClassicBudget (PCB), consacré à l'allocation des crédits budgétaires.
Objectif
Offrir aux manageurs une qualité de reporting inégalée, couvrant l'ensemble du champ budgétaire des collectivités territoriales, du suivi périodique des réalisations jusqu'aux prévisions d'achèvement de l'exercice.
Pour qui ?
PCR est destiné aux élus soucieux de la qualité de leur image et attentifs à la pertinence des informations transmises à la population.
- La démonstration de leur capacité de suivi des opérations grâce aux statistiques PCR amplifiera la résonance politique de leur relation à la population
- La portée et la crédibilité de leurs discours seront accrues grâce à l'intégration d'éléments clairs et facilement transposables dans leur outil de communication
PCR est également apprécié par les décideurs administratifs :
- souhaitant disposer d'un outil de surveillance complet et rationnel de l'évolution de la matière budgétaire au cours de l'année,
- convaincus que le suivi périodique et la maîtrise des consommations de crédits comptent parmi les objectifs de gestion prioritaires,
- désireux de donner une valeur probante aux arbitrages budgétaires qu'ils sont amenés à effectuer en cours d'exercice.
Avec PCR, les décideurs politiques et administratifs disposent d'un allié puissant et efficace pour maintenir la cohésion des équipes autour du projet de développement de la collectivité.
En quoi est-ce innovant ?
Un outil de reporting traditionnel s'arrête à la production de ratios relatifs à la comparaison entre les autorisations et les flux constatés au cours d'un passé récent. En complément de ce travail d'analyse, PCR permet de mettre les flux constatés en perspective dans le cadre de prévisions poussées jusqu'à la fin de l'exercice selon divers modèles, aptes à satisfaire les gestionnaires les plus exigeants. ProtonClassicReporting mène des analyses pyramidales sur les arborescences personnalisées par la collectivité. Les reportings peuvent être suivis du niveau le plus concentré au niveau le plus déconcentré de l'organisation.
Précisez la notion d'Unités Consommatrices de Crédits
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Techniquement, les UCC composent la pyramide des regroupements que nous souhaitons explorer.
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Schématiquement, les UCC correspondent à une descendance (les fils) obligatoirement multiple du noeud juste supérieur (le père). Hormis sur le dernier niveau de l'arbre, (les feuilles), un fils unique n'est pas une UCC.
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Pratiquement, il s'agit des regroupements sous l'angle desquels seront explorés les comptes.
Cette innovation est fondamentale. Associées à l'arbre sur lequel elles sont inscrites, les UCC offrent aux décideurs
une vision extra-budgétaire et personnalisée des comptes. L'horizon d'analyse qui en découle en est élargi d'autant.
Qualifications des UCC :
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Administratives (UACC), lorsqu'elles composent un arbre tel que ci-dessus, par directions, sous-directions..., nominatives, fonctionnelles ou mixtes
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Politiques (UPCC), lorsque les arbres sont présentés par délégations, nominatives, par quantièmes ou mixtes
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Budgétaires (UBCC) lorsqu'elles se réfèrent à la nomenclature des comptes.
Les divers types d'UCC peuvent cohabiter au sein d'un même arbre.
Qu'est-ce qu'un arbre pour ProtonClassicReporting ?
Produit de l'innovation GiPiLab, les arbres associés à notre service de reporting sur mesure répondent expressément aux principes suivants :
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L'information ne doit pas être extraite de son contexte. Un arbre est un système personnalisé de localisation de l'information
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L'utilisateur construit son chemin d'accès privilégié à l'information. Un arbre correspond à une cartographie du système à explorer
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La présence d'un taux de désorientation cognitive, inhérente à tout système complexe doit être validée par les manageurs, avec l'expression de la volonté d'en minimiser les effets. Un arbre est un guide de réorientation cognitive à l'intérieur des systèmes à explorer
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Les flots d'information doivent être discriminés en fonction des priorités désignées par les manageurs. Un arbre est un système personnalisé d'extraction de l'information.
Qu'est-ce que la périodicité du reporting ?
La périodicité correspond à la durée courue entre deux reportings. Il est recommandé d'utiliser une périodicité régulière : quinzaine (vingt trois reportings exploitables dans l'année) ou mois (onze reporting exploitables), sans aller au-delà du trimestre (seulement trois reportings exploitables).
Y a-t-il une périodicité minimale ?
Pour éviter une surcharge d'informations néfaste au traitement de l'information elle-même, la périodicité minimale entre deux reportings est estimée à quinze jours.
Peut-on modifier la périodicité en cours d'année ?
Procédure déconseillée. Une modification de la périodicité des reportings en cours d'exercice complexifie la lecture des ratios et des graphiques. Une rupture temporaire accidentelle de la périodicité n'invalide pas les analyses PCR ou le contenu des rapports.
Le reporting PCR doit-il être mis en place le 1er janvier ?
Ce n'est pas une obligation. Un reporting périodique infra-annuel PCR peut être lancé à n'importe quelle date au cours de l'exercice, dès lors que les sessions sont programmées selon une périodicité régulière. Il est toutefois préférable de lancer les reportings le 1er (pour exploration de la deuxième quinzaine du mois écoulé) et le 16 (pour exploration de la première quinzaine du mois en cours) de chaque mois dans le cas d'une périodicité bimensuelle.
Puis-je lancer plusieurs reportings en même temps ?
Oui. Chaque reporting constitue un fichier indépendant, accessible par une liste déroulante dans les menus de PCR.
Comment alimenter la base de données de PCR ?
La base PCR est alimentée par importation automatique du résultat des requêtes extraites de l'informatique centrale de la collectivité. Les fichiers précodés de transfert des données doivent être préalablement enregistrés sous tableur.
Quelle formation complémentaire ?
Le caractère intuitif du logiciel permet de réduire la phase de découverte des fonctionnalités aux durées conseillées ci-dessous :
- mise en oeuvre : 1 journée
- exploitation : 1/2 journée
Quelles données transférer vers le service de reporting ?
Hormis les données composant l'arbre, le reporting porte sur la dernière valeur connue des rubriques budgétaires suivantes :
- Budget primitif
- reports
- Ouvertures de crédits par décision modificative
- Virements de crédits par décision modificative
- somme « Budget voté »
- Virements internes
- somme « Crédits ouverts »
- Réalisés
- Engagés
- Disponible
- Rattachés N-1
La requête à lancer vers l'informatique centrale de la collectivité pour l'extraction de ces informations est fonction de la composition de l'arbre dans lequel les données seront importées : par service, par élu...
Quid de mon intranet ?
Les états, les graphiques et les rapports générés sous PCR peuvent être exportés en quelques clics vers une suite bureautique, sauvegardés et diffusés dans l'intranet local.
Des détails sur le rapport de reporting PCR
Un rapport est généré automatiquement par le système en temps réel. Il est actualisé dynamiquement après chaque session de reporting. Options utilisateur :
- affichage/masquage des rubriques sur demande
- exportation vers une suite bureautique en quelques clics
- sauvegarde sous tableur ou traitement de texte
- modification de la mise en page
- communication via l'intranet local
Après PCR ?
Inscrit dans la suite de gestion « ProtonClassic » aux côtés des outils d'audit et d'aide au calcul des allocations de crédits, le service logiciel ProtonClassicReporting fournit, entre autres, des statistiques indispensables pour l'estimation du montant des crédits de N+1. Un exercice budgétaire complet traité sous PCR engendre une ligne supplémentaire dans l'outil d'audit PCA. L'association dynamique des statistiques PCA et PCR permet au calculateur de ProtonClassicBudget (PCB) de soumettre à la validation des décideurs les meilleures valeurs probables de la majeure partie des crédits futurs.
